Créer une équipe DevOps mixte efficace avec des freelances

Recruter les bons profils freelances pour votre entreprise

On compte environ 1,2 millions de freelances en France en 2021, dont 25% de Développeurs et Devops. Recruter en freelance vous permet donc d’avoir accès à ce vivier de talents qui tournent le dos aux contrats classiques type CDI. Mais, cela vient aussi avec son lot de contraintes : la peur d’intégrer quelqu’un qui ne correspond pas aux valeurs de l’entreprise, le risque qu’il soit moins impliqué, voire même qu’il parte du jour au lendemain et mettre votre projet en péril.

Du sourcing aux entretiens, le recrutement des freelances doit vous permettre d’identifier les bons profils pour votre projet, tout en étant moins chronophage que le recrutement classique. Les deux ne doivent pas être développés en opposition mais de manière complémentaire pour catalyser votre croissance en faisant grandir votre effectif mais aussi votre scope de compétences techniques.

Alors comment organiser ce process parallèle en étant efficace tout en garantissant l’adéquation du freelance avec vos enjeux de delivery ?

Faites une fiche de poste

Alors que vous pouvez vous permettre d’être assez large dans la description d’un poste lorsque vous recherchez un candidat en CDI, il va vous être demandé beaucoup de précisions sur la ou les missions à effectuer par les candidats en freelance.

Pour cela, commencez par expliquer le contexte et les objectifs du projet. Puis listez les 3 ou 4 missions principales en donnant du détail ou un exemple concret.

Détaillez également les outils et logiciels à maîtriser en les classant : absolument / un peu / “nice to have”.

Enfin, donnez toutes les informations que vous pouvez sur les conditions de travail :

• la structure de l’équipe
• les conditions de télétravail
• la durée de la mission et si le contrat est renouvelable
• Et bien sûr votre budget par jour le “TJM” (Taux Journalier Moyen)

Pour savoir si vous avez une bonne fiche de poste, dîtes vous que n’importe lequel de vos collaborateurs qui la lit doit être capable d’expliquer la mission à un candidat, et même de la lui pitcher ! En effet, une fiche de poste freelance, au même titre qu’une offre d’emploi, doit donner envie de vous rejoindre.

Caractérisez le profil idéal

Cela paraît évident, mais une des premières étapes avant pour se lancer dans le sourcing est de lister les compétences techniques que vous recherchez chez le freelance pour votre projet.

Listez l’ensemble de la stack et priorisez selon trois catégories : indispensable, utile, accessoire (“nice to have”). Ce sera utile pour prioriser vos besoins, et faire les bons choix (car soyons honnêtes, vous ne trouverez probablement pas un candidat qui coche 100% des cases).

Faites de même avec les soft skills que vous attendez, les valeurs que vous recherchez également chez vos candidats pour des CDI. Il est parfois difficile de “checker” de manière objective ce type de compétences : lors de cette étape, surtout, collaborez avec les personnes en charge du recrutement ! Elles pourront vous aider à créer votre grille d’entretien, en s’appuyant sur leur expérience.

Une fois que vous avez votre fiche de poste et votre grille d’entretien, vous êtes prêt.e pour sourcer des candidats efficacement.

Le process de recrutement

Pour “sourcer”, c’est à dire trouver des candidats, il existe de nombreuses manières :

• Le faire vous-même, sur LinkedIn en faisant appel à votre réseau si vous avez des contacts dans votre domaine. Il existe de plus en plus de sites dédiés aux freelances comme Malt sur lesquels vous pouvez consulter des profils en triant par domaines compétences, budget et disponibilités.
• Publier une offre sur une plateforme dédiée, mais souvent cela se perd dans la masse ...
• Faire appel aux nombreux cabinets de recrutement de freelances qui vous accompagnent dans chaque étape du process, qui ont accès à un important réseau et qui s’occupent ensuite du suivi administratif (ils prennent bien sûr une commission entre 15 et 25%)

Une fois que vous aurez votre liste de candidats, faites passer votre entretien en suivant la grille préalablement établie. En plus de cette partie “fit”, n’hésitez pas à faire passer des exercices ou tests techniques> afin de valider ses compétences opérationnelles. Les freelances ont l’habitude de ce type d’exercices. Pensez simplement à faire un exercice qui vérifient les compétences souhaitée sans être trop lourd pour les candidats.

Enfin, gardez à l'esprit que les bons candidats ont souvent de nombreuses propositions. C’est pourquoi la fiche de poste doit donner envie, et c’est aussi pourquoi il faut être rapide sur le process de recrutement : 2 semaines est le temps idéal entre le début de la recherche et la signature du contrat.

Une fois que vous avez trouvé le candidat idéal, la clé pour maintenir le delivery est de permettre une bonne intégration à votre équipe !

L’onboarding, une période clé pour les freelances comme pour vos employés

Les premiers jours du freelance sont déterminants, autant pour vous que pour lui. En effet, un onboarding clair et un accueil fluide dans l’équipe permettra à tous de se centrer très vite sur le delivery.

Comment mettre en place une méthodologie axée sur le delivery dès les premiers jours de collaboration ?

Embarquer les membres de votre équipe dès la préparation

N’oubliez pas que les personnes qui connaissent le mieux le projet sont les membres de l’équipe qui le gère au quotidien. Qu’il s’agisse d’ops, de lead ops ou de chef de projet, ils auront tous une vision intéressante sur la meilleure façon d’onboarder le freelance.

La première chose à faire est de leur présenter le candidat retenu (si cela n’a pas été fait avant), afin qu’ils comprennent les forces et les points d’amélioration du freelance par rapport aux besoins.

Une bonne manière de faire cela est d’élaborer une matrice de compétences techniques que le freelance pourra remplir en amont de son arrivée. Vous pouvez prévoir des moments dédiés au peer programing lors de la première semaine afin que le freelance monte en compétence rapidement sur des sujets opérationnels.

Vous pouvez aussi réunir de la documentation et tout fichier et informations utiles pour permettre au freelance de rentrer dans le sujet, autant sur le plan technique que méthodologique.

Enfin, une semaine avant son arrivée, listez avec l’équipe tous les accès ou autres dépendances qui pourraient bloquer le freelance lors de ses premiers jours et prenez un moment pour les lever.

Tout cela vous fera gagner un temps précieux et éviter des premiers jours trop théoriques, parfois ennuyeux et frustrants pour tout le monde.

Créer une dynamique d’équipe

Selon les théories lean, qui nous guident chez Padok, pour qu’une équipe fonctionne, la clé est la collaboration entre les membres. Il ne doit donc y avoir aucune cloison entre les CDI et le ou les freelances, au risque de pénaliser le delivery.

De manière générale, encouragez la discussion, donnez aux freelances les moyens de se sentir en confiance pour poser des questions sur votre manière de travailler. Cela le rendra d’autant plus efficace. Et donnez à votre équipe l’envie de l’onboarder comme n’importe quel autre membre de votre entreprise.

Pour cela, sensibilisez vos collaborateurs sur l'importance d’intégrer le freelance à tous les points concernant le projet, et ce dès les premiers jours. Si le freelance est physiquement avec l’équipe, cela sera d’autant plus simple, vous pouvez même proposer du team building : déjeuner d’arrivée ou invitation à l’afterwork de l’entreprise. 

Si ce n’est pas le cas faites bien en sorte qu’il soit ajouté aux outils de discussions comme Slack et proposez lui de passer s’il en a l’occasion.

Demandez du feedback

Avec toutes ces techniques mises en place, vous devriez savoir très vite si votre équipe mixte est focus sur le delivery. Pour le savoir, organisez des petits points de feedbacks rapides (entre 10 et 15 minutes), avec le freelance et avec les différents membres de l’équipe.

Le but est de vérifier que l’équipe est lancée sur une bonne voieet d'ajuster les derniers points d’incompréhension s’il y en a. C’est aussi l’occasion de prendre des retours sur l’onboarding et d’améliorer vos process pour les prochains freelances qui rejoindront vos équipes Devops !

Avec l’essor du freelancing et la demande croissante sur les sujets d’infrastructure et de devops, créer des équipes mixtes permet de soutenir la croissance de votre entreprise … à condition que celles-ci soient aussi productives et efficaces que vos équipes de CDI.

Pour cela, il faut créer un process de recrutement qui vous correspond, faire participer vos équipes et assurer un suivi. Enfin, comme tout processus innovant, il vous faudra itérer, sur vos créations d’équipes réussies et sur les échecs. Cela se joue dès le recrutement, puis à chaque étape. Une fois que votre équipe est bien en place, au bout d’un mois environ, vous serez alors confronté à de nouveaux challenges : par exemple celui de la fidélisation de vos meilleurs freelances sur un marché de plus en plus compétitif.