Comment organiser un projet à succès ?

Collaborer ne s’improvise pas

C’est typiquement le genre de situation à laquelle vous serez forcément confronté un jour. En tant que chef de projet, il s’agit d’en tirer des apprentissages : comment arrive-t-on, malgré les meilleures intentions du monde à un résultat décevant ? On peut supposer qu’il s’agit d’un manque généralisé d’attention au résultat final du projet.

Probablement parce que personne n’avait une vision claire de comment parvenir à l’objectif.

Peut-être l’objectif était lui-même mal défini ? Ou encore que l’intérêt final de celui-ci n’a pas été correctement expliqué.

Dans tous les cas, il y a fort à parier que personne ne se sentait véritablement garant de l’alignement de tous sur l’objectif et de la qualité du résultat final.

On peut mettre toute la bonne volonté du monde à vouloir bien faire, réussir un projet demande un état d’esprit et une organisation qui vont à l’encontre de nos réflexes naturels. Prenons un exemple de projet qui parlera à n’importe qui : l’organisation d’un week-end entre amis, pour voir quels sont ces réflexes et comment s’en extraire pour assurer une bonne organisation.

Rater un projet en 4 étapes

Le climat de confiance

Imaginons que vous voulez profiter d’un week-end prolongé pour partir à la mer avec des amis. Vous devrez en amont planifier le transport, le logement, les activités, le budget… Un projet comme un autre ! Incluons maintenant une petite subtilité : vous devez vous organiser avec des amis d’amis que vous ne connaissez pas.

Parce que vous avez à cœur de faire bonne impression auprès d’eux, vous voudrez donner une image impeccable de l’organisation que vous avez prise en charge, quitte à passer sous silence quelques détails.

Vous n’avez en réalité aucune idée de comment organiser la sortie en mer qu’ils vous réclament tant. Et sans doute trop d’amour-propre pour demander de l’aide à votre autre ami qui lui s’y connaît parfaitement. Une question d’ego bien naturelle, mais qui risque de vous poser bien des problèmes !

Pas de discussion !

Cette sortie en mer est en effet bien coûteuse et vous hésitez sur le bien-fondé de cette activité. À plus forte raison que la météo risque de ne pas être au beau fixe ! Pour autant, et parce que vous savez que vos invités y tiennent, vous ne mettrez pas le sujet sur la table pour éviter une discussion houleuse.

Avec le risque fort dommageable pour le groupe de vous retrouver le jour J avec un bateau très cher et incapable de prendre la mer ! Mais qu’importe, vous vous dites qu’avec un peu de chance tout se passera bien, et qu’il ne sert à rien de briser le consensus.

Faites ce que je dis, pas ce que je fais

Le week-end approche et vous devez toujours vous occuper de la réservation du bateau. Malheureusement, vous avez aussi des journées très chargées en ce moment à votre travail. La fatigue vous gagne en rentrant chez vous le soir et vous n’avez que peu de temps à consacrer à ce projet de vacances.

Et puis, de toute manière vous n’avez pas donné la date a laquelle vous avez prévu de vous en occuper : personne ne s’embêtera à vous le rappeler. Ce sera pour quand vous aurez le temps !

Résultat…

Arrive le week-end tant attendu, et la sortie en mer a bien lieu dans des conditions discutables. La météo n’est pas bonne et tout le monde passe un mauvais moment. L’embarcation que vous avez réservée un peu à la dernière minute n’aide pas non plus au confort des passagers.

Un fiasco qui ne sera malheureusement pas le seul du week-end puisque les autres personnes en charge du budget, et du logement ont traversé les mêmes écueils… Résultat : personne n’est satisfait du résultat final, et chacun change ses projets pour les prochaines vacances.

Vous aurez remarqué les similitudes avec la réunion de fin de projet que je vous décrivais plus haut. Les deux situations ont en effet pour point commun d’avoir été vécues (par moi, oui, je le confesse) et de souligner la même leçon : travailler en équipe n’est pas quelque chose de naturel ! Assurer la réussite d’un projet réclame de mettre en place des réflexes et des comportements contre-intuitifs. Rien d’immuable fort heureusement !

Quelques conseils

Créer une équipe efficace suppose de partager ce constat. Lorsque je suis arrivé chez Padok en tant qu’APM (Agile Project Manager), je me suis vu remettre le livre The 5 dysfunctions of a Team qui traite justement de cette problématique. J’ai été clairement surpris par la simplicité des principes qu’il décrit.

Dans les faits, il existe des actions très concrètes pour éviter ces quelques écueils. Nous nous efforçons de les mettre en place pour assurer la réussite de nos projet et la satisfaction de nos clients ! En voici quelques exemples.

Assurer la vision long terme et la compréhension des objectifs

Pour réussir à faire converger l’équipe vers les objectifs du client, il est nécessaire d’avoir une vision claire et partagée de ces derniers. Lors des phases de cadrage, nous définissons conjointement des succès à atteindre sous la forme d’user stories : des phrases courtes qui permettent de matérialiser immédiatement le gain pour le client final (”en tant que rédacteur j’ai appris quelque chose à mon lecteur”).

Ces succès doivent impérativement être accompagnés d’une mesure pour réussir à matérialiser la progression de l’équipe, et d’une petite synthèse qui permet à n’importe qui d’en comprendre l’origine et la pertinence. La mesure des différents succès peut être synthétisée au sein d’un document unique : le plan vers le succès (PVLS).

C’est un outil précieux, tant pour le chef de projet que pour son client, pour réussir à conserver une attention à l’objectif.

Garantir la transparence

Au risque d’enfoncer une porte ouverte, la communication est un facteur clé de la bonne marche de toute organisation. Elle est d’autant plus cruciale lorsqu’il s’agit de donner de la visibilité à un coéquipier, un partenaire, un client.

Facile me direz-vous ? C’était, moi aussi, mon sentiment au début de ma vie professionnelle, jusqu’à ce qu’arrive mon premier “tunnel”. Vous savez ce moment ou l’on passe sous silence ses difficultés pour se lancer à corps perdu dans une tâche que l’on veut absolument mener à bien, seul. À l’échelle d’un projet, cela prend la forme de temps perdu, de deadlines ratées, et in fine d’insatisfactions.

Pour réussir à contourner ce problème, nous nous appuyons sur deux grands principes inspirés de la méthode agile. Le premier vise à organiser des instances de communication quotidiennes et hebdomadaires entre les parties prenantes pour rendre compte du travail effectué, de la progression vers l’objectif, et réorienter les priorités si nécessaire.

Le second consiste en un questionnaire, posé toutes les semaines à nos clients (on peut aussi le faire au sein d’une équipe) pour contrôler au fur et à mesure le niveau et la qualité du delivery. C’est ainsi que l’on s’évite des moments désagréables (”ce n’est pas ce que j’avais demandé !”) et que l’on peut résoudre les problèmes lorsqu’ils surviennent.

S’améliorer en continu

En parlant de problèmes, il est parfois difficile de les prendre à bras le corps. Pire, on peut être naturellement tenté de les cacher sous le tapis. Pour autant un problème est aussi un révélateur, celui d’un dysfonctionnement, et une opportunité d’apprendre quelque chose.

Cette vision-là encore est contre intuitive, mais extrêmement puissante lorsqu’elle est partagée au sein d’une organisation, quelle qu’elle soit. C’est de très loin la partie la moins évidente à mettre en place pour un chef de projet : contribuer à l’amélioration continue de l’équipe en résolvant des problèmes.

Fort heureusement il existe des outils comme le Framework PISCAR que nous utilisons chez Padok, pour rendre cet exercice efficace. J’espère avoir l’occasion de vous en parler à l’occasion d’un prochain article !

Conclusion

J’espère que ce petit retour d’expérience vous aura amusé et convaincu que la réussite d’un projet est d’abord et avant tout un état d’esprit. Réussir à mettre cela en place, c’est parfois aller contre sa nature propre ou ses réflexes. C’est pour moi une véritable valeur ajoutée dans mon métier d’Agile project manager : être à la fois le promoteur et le gardien de cette culture, dont la finalité est la réussite collective !