Conseils et bonnes pratiques en gestion de projet tech (3/3)

Gérer la différence de langage (ou apprendre à parler le tech LV3)

Quand vous arrivez dans un pays étranger dont vous ne connaissez pas la langue et que vous souhaitez échanger avec des locaux, quel est votre premier réflexe ? Ok, parler avec les mains. On ne va pas se mentir, ça n’est pas le plus pratique.

Quel est votre deuxième réflexe ? Aller sur Google translate (ou acheter un dictionnaire pour les amoureux du papier), apprendre le vocabulaire de base, puis apprendre progressivement en vous imprégnant de la culture locale.

Eh bien, pour travailler avec des techs en tant que chef de projet, c’est la même chose. Pour comprendre ce qu’ils font et pouvoir échanger avec eux, il faut s’y intéresser. Il faut mettre en place des bonnes pratiques qui vous permettront de mieux communiquer.

C’est le premier chantier que j’aie mené en arrivant chez Padok : acquérir les bases. J’ai commencé par lire des articles pour comprendre ce qu’on fait concrètement, quelles sont les actions régulières que les techs réalisent, sur quoi on travaille... J’ai participé à des formations internes, j’ai un glossaire que je mets à jour régulièrement à mesure que j’apprends et des notes que j’enrichis.

Et surtout : je pose des questions. Il n’y pas meilleur moyen pour comprendre un sujet que d’aller demander directement à un expert de vous le vulgariser. Petit à petit, vous allez de plus en plus comprendre les discussions et pouvoir challenger ce qui est fait. Et c’est là que vous commencerez à prendre du plaisir dans votre rôle de chef de projet tech.

S’il faut comprendre et savoir challenger ce qui est fait, personne n’attend d’un chef de projet tech qu’il devienne expert technique. Et justement, à mon sens, sa valeur ajoutée repose sur le fait qu’il ne se perdra pas dans des détails. Il demandera aux techs de vulgariser, et de prendre du recul sur ce qu’ils produisent.

Obtenir de la visibilité (ou comment empêcher les techs de vous embobiner)

Partant du principe qu’un tech et un chef de projet ne parlent pas forcément la même langue, et que l’avancement d’un projet peut être subjectif, il y a deux bonnes pratiques pour obtenir de la visibilité :

Accompagner l’équipe au quotidien.

Cette option est intéressante, car elle permet de comprendre la tendance d’avancement et d’être informé des difficultés au plus vite afin de les débloquer rapidement.

Le fait d’échanger régulièrement crée également de la confiance. Vous serez plus à même de comprendre comment se sent l’équipe vis-à-vis du projet.

Le risque cependant est de vous laisser embarquer dans les problèmes quotidiens. Et cette option ne vous donne pas de visibilité à long terme. C’est pourquoi elle doit être complétée par la deuxième option.

Mettre en place des outils de suivi mesurables.

L’objectif est ici d’avoir un même référentiel sur lequel on peut s’appuyer pour discuter de l’avancement du projet. Il est à construire avec toutes les parties prenantes afin de s’aligner sur les éléments importants et pertinents. Et surtout, il demande de s’accorder sur un fonctionnement qui fasse coïncider les enjeux de tous.

S’il demande trop de temps, il sera difficilement adopté par une équipe tech qui a déjà une énorme charge de travail. S’il est trop léger, il n'aura pas de valeur ajoutée pour le chef de projet. Et s’il fait doublon avec des outils existants, il n’apportera peut-être pas de valeur et dans ce cas, il vaut peut-être mieux adapter l’existant.

Chez Padok, par exemple, afin d’avoir un delivery rapide et de donner le plus de visibilité possible à un client sur un projet, on met en place des outils à différents niveaux de suivi et on essaye d’estimer le plus possible nos tâches.

En arrivant sur un projet, on va définir ses succès (ses objectifs) et la stratégie technique à mettre en place pour les atteindre. On va découper cette stratégie en macro, des “sous-succès” à accomplir. Enfin, on va lister toutes les actions concrètes à effectuer pour réaliser ces macros.

La réussite d’un projet est difficile, voire impossible à mesurer en regardant le projet dans son ensemble. En la découpant en briques, on obtient des tâches de plus petite taille qu’on peut estimer, et donc suivre plus régulièrement.

Pas de tech, pas de projet tech, pas de projet tech... pas de projet tech

Dans certaines entreprises, le tech est vu comme un exécutant plutôt qu’un spécialiste. On va lui assigner un projet en lui donnant un minimum d’informations lié à son domaine sans se préoccuper de lui transmettre les enjeux business.

Au contraire, s’il y a une chose à faire au début d’un projet, c’est donner tous les éléments au tech pour qu’il puisse vous aider au mieux. Plus il connaîtra le projet, plus il pourra faire des propositions qui apporteront de la valeur au client.

S'il n'est pas au courant des enjeux business, il n'accordera peut-être pas le bon niveau d'importance à certaines de ses tâches. Aussi, le tech a également des contraintes de son côté et le fait de les partager permettra d’articuler au mieux le projet.

Trouver sa place en tant que chef de projet tech

Quand bien même vous êtes dans une entreprise bienveillante, il peut arriver qu’il soit difficile de trouver la bonne posture de chef de projet tech. Face à une équipe expérimentée vous n’oserez pas trop vous imposer. Au contraire, face à une équipe peu investie dans le projet, vous pourrez avoir du mal à les secouer par peur de ne pas avoir la légitimité de le faire.

Voici quelques tips sur la manière de réagir en fonction des situations :

Situation 1 : je rejoins une équipe existante

Dans ce cas-là, le mot d’ordre est : adaptation. Il n’y a rien de pire que d’arriver frontalement avec sa méthodologie en poche et l’imposer. Pour trouver sa place, le mieux est d’y aller progressivement, en commençant par voir comment l’équipe travaille :

• Soit le projet tourne et dans ce cas le chef de projet tech va s’intégrer au fonctionnement existant en proposant des améliorations au fil de l’eau
• Soit l’équipe a du mal à avancer (et c’est là le plus intéressant dans le métier à mon sens) et le rôle du chef de projet tech sera de garder les éléments qui fonctionnent bien, et proposer des solutions pour pallier les blocages ou les manques.
  Pour faire adhérer l’équipe à cette évolution de fonctionnement, il faut les intégrer à la réflexion. C'est quelque chose qui les impactera dans leur travail de tous les jours, donc il faut leur montrer en quoi vous êtes là pour les aider à apporter de la valeur à leur travail tout en leur facilitant la vie.

Situation 2 : je cadre un nouveau projet avec une équipe qui n’a pas encore travaillé ensemble

C’est normalement le cas le plus simple. Vous pourrez ici proposer une méthodologie de travail, pourquoi pas en agile, en tenant compte de la culture de travail de chacun : est-ce qu’ils ont l’habitude de travailler en autonomie ? Est-ce qu’il faut les accompagner au jour le jour ?

Les bonnes pratiques sont nombreuses. Votre enjeu principal sera de créer une relation de confiance dans l’équipe, et que celle-ci comprenne votre rôle et se tourne vers vous en cas de difficultés. 

Si vous mettez en place ces quelques astuces, vous devriez pouvoir pallier assez rapidement les enjeux et rentrer dans la partie vraiment intéressante du métier à mon sens : apprendre et gérer des problèmes. 

Conclusion

Me voilà (enfin) arrivée au bout de mon retour d’expérience de chef de projet tech ! Je crois que me diriger dans la tech après une école de commerce a été ma meilleure décision.  J’appréhende doucement le monde de la tech et si je n’ai pas été saisi d’une violente envie d’apprendre à coder, ça me permet d’apercevoir l’envers du décor de tout ce qu’on utilise aujourd’hui.

Voici un petit résumé des tips à retenir pour réussir à être chef de projet tech :

Etape 1 : Comprendre l’environnement et apprendre les bases de la tech

Comment ?

• Lire des articles pourquoi pas du superbe blog de Padok
• Regarder des vidéos de vulgarisation
• Tenir à jour un glossaire de vocabulaire/acronymes
• Participer à des formations si votre boîte en propose
• Poser des questions aux techs directement

Etape 2 : Créer une bonne relation avec l’équipe tech

Comment ?

• Les placer au cœur du projet en leur partageant les enjeux business et les évolutions
• Échanger avec l’équipe pour définir ensemble le mode de travail qui convient à tout le monde

Etape 3 : Cadrer votre projet pour obtenir de la visibilité

Comment ?

• Expliquer à l’équipe tech vos enjeux et pourquoi vous avez besoin de visibilité
• S’assurer régulièrement que tout le monde est aligné sur la méthodologie utilisée
• Mettre en place des outils et réunions de suivi à différents niveaux de granularité
• Estimer le plus possible les tâches

N’hésitez pas à me faire part de vos retours sur cette série d’articles et à partager vos tips pour gérer des projets tech !